Tietosuojaseloste

ASIAKASTIEDOT

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Kouvolan Kipinä ry:n toteuttamat asiakastietojen käsittelyn tavat.

Tämän selosteen tarkoituksiin ”asiakastiedoilla” tarkoitetaan Kouvolan Kipinä ry:n kuuluvien yksiköiden käsittelemiä muita, kuin yhdistyksen henkilörekisterin tietoja. Asiakastiedoiksi katsotaan näin ollen palveluiden tilauksen yhteydessä yksiköiden palveluiden käytössä käsitellyt tiedot.

Tässä selosteessa kuvattu koskee ainoastaan Kouvolan Kipinä ry:tä taikka puolestamme toimivien tahojen tietojen käsittelyn tapoja.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Kouvolan Kipinä ry

Käyntiosoite:
Kouvolan Porukkatalo
Savonkatu 23
45100 Kouvola

2. YHTEYSTIEDOT ASIAKASTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Toiminnanjohtaja
Riina Pasi
Kouvolan Kipinä ry
Savonkatu 23
45100 Kouvola

044 202 0232
riina.pasi@kouvolankipina.fi

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN LAILLISET PERUSTEET JA KÄYTTÖTARKOITUKSET

Henkilötietojen käsittelyn yleisenä tietosuojalain mukaisena edellytyksenä on asiallinen yhteys henkilön ja Kouvolan Kipinä ry:n välillä, rekisteröidyn suostumus, rekisteröidyn antama toimeksianto yhdistykselle, henkilön ja yhdistyksen välinen työsuhde tai muu lakisääteinen peruste. Henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat mm:

  • palvelun toteuttaminen, ostaminen ja tarjoukset
  • toimitamme rekisteröidylle hänen ostamansa tuotteet tai palvelut, varmennamme asiakastapahtumia.
  • rekisteröidyn tekemiin ostoksiin liittyvät rekisterinpitäjää velvoittavat lakisääteiset velvoitteet koskien mm. tuoteturvallisuutta, tuotteiden laatua ja peruutuksia tai palautuksia.
  • analysointi ja tilastointi
  • väärinkäytösten estäminen ja selvittäminen
  • turvallisuuden sekä rekisterinpitäjän omaisuuden suojan varmistaminen
  • asiakaskyselyt
  • toiminnasta raportointi
  • palkan ja palkkioiden maksaminen
  • henkilöiden tietojen ylläpito ja tarkastelu
  • henkilöiden rekrytointi

4. KÄSITELLYT HENKILÖTIEDOT

Yllä mainittujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi käsittelemme seuraavia tietoja:

Rekisteröidyltä saadut ja asioinnin yhteydessä kertyneet tiedot, kuten:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
  • demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli, arvo tai ammatti, perhetiedot ja äidinkieli,
  • asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot,
  • asiakaspalautteet ja yhteydenotot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot,
  • mahdolliset luvat ja suostumukset,
  • arviot ja palautteet tapahtumista ja tuotteista,
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot,
  • rekisteröidyn mahdollisesti antamat profilointi- ja kiinnostustiedot, sekä
  • mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, palautuskortilla, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,

6. TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA


Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

7. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Kouvolan Kipinä ry:n työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa esitettyjen tarkoitusten toteuttamiseksi ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle eli henkilötietojen käsittelijälle, joka käsittelee henkilötietoja vain välillämme solmitun sopimuksen tarkoituksiin. Tällaisissa tapauksissa takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  

9. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Emme myy tai vuokraa tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisena ja allekirjoitettuna postitse osoitteeseen:

Kouvolan Kipinä ry
Savonkatu 23
45100 Kouvola

Rekisteröidyn pyyntöön pyritään vastaamaan korkeintaan kuuden (6) kuukauden sisällä pyynnön saapumisesta. Pyynnössä on mainittava tarpeelliset asiat tietojen etsimiseksi, korjaamiseksi tai poistamiseksi sekä henkilön yhteystiedot kuten postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite yhteydenottoja varten.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. 

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löydät tarkemmin täältä.

11. TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötietoja sisältävät manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat valvotuissa tiloissa.

12. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

13. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.