TIETOSUOJASELOSTE
Kouvolan Kipinä ry
Päivitetty: 1.6.2026
Tämä tietosuojaseloste kuvaa, kuinka Kouvolan Kipinä ry käsittelee henkilötietoja yhdistyksen toiminnassa, palveluissa, hankkeissa, vapaaehtoistoiminnassa, jäsenrekisterissä sekä verkkopalveluissaan.
Tietosuojaseloste on laadittu Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, GDPR) mukaisesti.
1. Rekisterinpitäjä
Kouvolan Kipinä ry
Kauppakatu 5, C-ovi
45700 Kouvola
Y-tunnus: 2155434-5
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Toiminnanjohtaja
Iida Pilli-Sihvola
Kouvolan Kipinä ry
044 981 7297
iida.pilli-sihvola@kouvolankipina.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn perusteet
Kouvolan Kipinä ry käsittelee henkilötietoja seuraavilla perusteilla:
- rekisteröidyn suostumus
- sopimuksen täytäntöönpano
- lakisääteinen velvoite
- yhdistyksen oikeutettu etu
- hankerahoittajien edellyttämä seuranta ja raportointi
- yhdistyslain mukaiset velvoitteet
Henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin toiminnan toteuttaminen edellyttää.
4. Rekisterit ja käyttötarkoitukset
Kouvolan Kipinä ry käsittelee henkilötietoja seuraavissa rekistereissä:
Asiakas- ja osallistujarekisteri
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen toimintaan osallistuvien henkilöiden tietoja.
Tietoja käytetään esimerkiksi:
- palveluiden järjestämiseen
- ohjaukseen ja neuvontaan
- ruoka-aputoimintaan
- työkokeiluihin
- kuntouttavaan työtoimintaan
- ryhmätoimintoihin
- tapahtumiin
- asiakasyhteydenpitoon
- toiminnan kehittämiseen
- raportointiin
Käsiteltäviä tietoja voivat olla:
- nimi
- yhteystiedot
- syntymäaika tai ikäryhmä
- asiointiin liittyvät tiedot
- osallistumistiedot
- mahdolliset palveluprosessiin liittyvät tiedot
5. Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Rekisterin nimi
Kouvolan Kipinä ry:n jäsenrekisteri
Käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisterin tarkoituksena on ylläpitää yhdistyksen jäsenluetteloa, hoitaa jäsenyyteen liittyviä velvoitteita, jäsenviestintää, jäsenmaksujen hallintaa sekä yhdistyksen sääntöjen mukaista toimintaa.
Käsittelyn peruste
- jäsenyys
- jäsenhakemus
- yhdistyslain mukainen velvollisuus ylläpitää jäsenrekisteriä
- oikeutettu etu jäsenyyssuhteen ylläpitämiseksi
Rekisterissä käsiteltävät tiedot
- nimi
- osoite
- kotikunta
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- jäsenyyden alkamis- ja päättymistiedot
- jäsenmaksutiedot
- viestintää koskevat suostumukset
- järjestelmän lokitiedot
Jäsenrekisterijärjestelmä
Jäsenrekisteriä ylläpidetään sähköisessä jäsenrekisteripalvelussa:
Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
- jäsen saa tiedon henkilötietojensa käsittelystä jösenrekisteripalvelussa
- jäsen voi itse tarkastaa omat tietonsa jösenrekisteripalvelussa
- jäsen voi itse korjata virheelliset tiedot
6. Vapaaehtoisuudesta osallisuutta -hanke
Hankkeen kuvaus
Vapaaehtoisuudesta osallisuutta -hanke
Vapaaehtoisuudesta osallisuutta on Euroopan sosiaalirahasto plus (ESR+) -rahoitteinen kehittämishanke, jonka tavoitteena on lisätä osallisuutta, kehittää tuettua vapaaehtoistoimintaa sekä vahvistaa yhdistystoimijoiden valmiuksia vastaanottaa vapaaehtoisia.
Henkilötietojen käsittely
Hankkeessa voidaan käsitellä:
- osallistujien yhteystietoja
- ilmoittautumistietoja
- osallistumistietoja
- vapaaehtoistehtäviin liittyviä tietoja
- hankkeen raportointiin liittyviä tietoja
Tietoja käytetään:
- osallistujien ohjaukseen
- vapaaehtoistoiminnan koordinointiin
- koulutusten järjestämiseen
- hankkeen seurantaan
- ESR+-rahoittajan edellyttämään raportointiin
Tietoja säilytetään hankkeen toteutuksen sekä rahoittajan edellyttämän säilytysajan mukaisesti.
7. Voitolla Työhön -hanke
Hankkeen kuvaus
Voitolla Työhön on ESR+-rahoitteinen kehittämishanke, jonka tavoitteena on kehittää tuetun työllistämisen toimintamalleja, vahvistaa työelämäosallisuutta sekä tukea osallistujien työllistymistä ja koulutuspolkuja.
Henkilötietojen käsittely
Hankkeessa voidaan käsitellä:
- yhteystietoja
- osallistujatietoja
- koulutus- ja työllistymistietoja
- hanketoimintaan liittyviä seuranta- ja raportointitietoja
- viranomaisraportointiin liittyviä tietoja
Tietoja käytetään:
- osallistujien ohjaukseen
- työllistymisen tukemiseen
- hankkeen toteuttamiseen
- ESR+-rahoittajan edellyttämään seurantaan
- toiminnan vaikuttavuuden arviointiin
Tietojen käsittely perustuu osallistumiseen, suostumukseen, sopimukseen tai hanketta koskeviin lakisääteisiin velvoitteisiin.
8. Vapaaehtoistoiminnan rekisteri
Vapaaehtoistoiminnassa voidaan käsitellä:
- nimi
- yhteystiedot
- vapaaehtoistehtävät
- koulutustiedot
- osallistumishistoria
- viestintään liittyvät tiedot
Tietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- vapaaehtoisten rekrytointi
- tehtävien koordinointi
- koulutusten järjestäminen
- turvallisuuden varmistaminen
- yhteydenpito vapaaehtoisiin
9. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääsääntöisesti:
- rekisteröidyltä itseltään
- sähköisten lomakkeiden kautta
- jäsenhakemuksista
- hankkeiden ilmoittautumisista
- yhteistyöviranomaisilta rekisteröidyn suostumuksella tai lain perusteella
10. Henkilötietojen luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa:
- viranomaisille lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa
- hankerahoittajille raportointivelvoitteiden täyttämiseksi
- yhteistyökumppaneille silloin, kun se on toiminnan toteuttamisen kannalta välttämätöntä
Tietoja ei myydä eikä luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin.
11. Tietojen suojaaminen
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin toimenpitein.
Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen oikeus.
Käyttöä valvotaan käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja käyttöoikeusrajauksilla.
12. Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin:
- toiminnan toteuttaminen edellyttää
- lainsäädäntö velvoittaa
- rahoittajien ehdot edellyttävät
- mahdolliset oikeudelliset velvoitteet sitä vaativat
Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- tarkastaa omat tietonsa
- pyytää virheellisten tietojen korjaamista
- pyytää tietojen poistamista lain sallimissa tilanteissa
- rajoittaa käsittelyä
- vastustaa käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen soveltuvissa tilanteissa
- tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle
14. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän katsoo henkilötietojaan käsitellyn voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
15. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Kouvolan Kipinä ry voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan, palveluiden, hankkeiden tai lainsäädännön muuttuessa.
Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan yhdistyksen verkkosivuilla.
16. Evästekäytäntö
Tietoa evästeistä
Kouvolan Kipinä ry verkkosivusto käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita varmistaakseen sivuston toimivuuden, parantaakseen käyttökokemusta sekä kerätäkseen tietoa sivuston käytöstä.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän päätelaitteelle, kuten tietokoneelle, puhelimelle tai tabletille. Evästeet eivät vahingoita käyttäjän laitetta eivätkä sisällä haittaohjelmia.
Sivustolla käytetään sekä istuntoevästeitä että pysyviä evästeitä:
- Istuntoevästeet ovat voimassa vain selainistunnon ajan ja poistuvat käyttäjän sulkiessa selaimen.
- Pysyvät evästeet säilyvät käyttäjän laitteella ennalta määritellyn ajan tai kunnes käyttäjä poistaa ne itse.
Evästeisiin ei tallenneta henkilötietoja siten, että yksittäinen käyttäjä voitaisiin tunnistaa pelkästään evästeen perusteella.
Evästeiden käyttötarkoitukset
Evästeitä käytetään esimerkiksi:
- verkkosivuston teknisen toiminnan varmistamiseen
- sivuston käytettävyyden parantamiseen
- käyttäjäasetusten muistamiseen
- verkkosivuston käytön analysointiin
- verkkopalveluiden kehittämiseen
- sosiaalisen median sisältöjen näyttämiseen
Välttämättömät evästeet
Osa evästeistä on välttämättömiä verkkosivuston toiminnan kannalta. Näiden evästeiden käyttö ei edellytä käyttäjän suostumusta.
Välttämättömät evästeet mahdollistavat esimerkiksi:
- sivustolla liikkumisen
- lomakkeiden käytön
- tietoturvallisen toiminnan
- käyttäjän valintojen säilyttämisen istunnon aikana
Analytiikka- ja toiminnalliset evästeet
Sivustolla voidaan käyttää analytiikka- ja toiminnallisia evästeitä, joiden avulla kerätään tietoa esimerkiksi:
- sivuston kävijämääristä
- suosituimmista sivuista
- sivuston käytön kehittämistarpeista
- käyttäjien käyttämistä laitteista ja selaimista
Näiden evästeiden käyttö perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen.
Kolmansien osapuolten palvelut
Sivustolla käytetään kolmansien osapuolten palveluja, jotka voivat asettaa omia evästeitään käyttäjän laitteelle.
Tällaisia palveluita voivat olla:
- Google Analytics
- Rank Math SEO
- One Tap saavutettavuusasetukset
- Yhdistysavain-verkkopalvelu
- Microsoft 365
Kolmansien osapuolten palveluihin sovelletaan lisäksi kyseisten palveluntarjoajien omia tietosuoja- ja evästekäytäntöjä.
Evästeiden hallinta
Käyttäjä voi milloin tahansa hallita tai poistaa evästeitä selaimensa asetuksista.
Useimmat verkkoselaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta käyttäjä voi halutessaan:
- estää evästeiden tallentamisen
- poistaa aiemmin tallennetut evästeet
- saada ilmoituksen uusista evästeistä
Evästeiden poistaminen tai estäminen voi vaikuttaa verkkosivuston toimintaan ja joidenkin palvelujen käytettävyyteen.
Muutokset evästekäytäntöön
Kouvolan Kipinä ry voi päivittää tätä evästekäytäntöä esimerkiksi lainsäädännön, verkkopalveluiden tai käytettävien teknologioiden muuttuessa.